Home / Artykuły / Organizowanie eventów

Organizowanie eventów

Organizowanie eventów nie jest takim łatwym zadaniem jak się wydaje.
Jeszcze do niedawna firmy czy osoby prywatne organizowały eventy dla samego faktu ich organizacji oraz zabawy z nimi związanej. Obecnie cały biznes eventów firmowych objął całkowicie inny kierunek i przeszedł na nieco inne płaszczyzny.

By: Jesus Solana

O to, jaki i po co organizować eventy zapytaliśmy Andreę Duca z HDgroup.

Jak zorganizować event?

 

Najważniejszym aspektem eventu jest jego cel. Obecnie firmy traktują eventy jak część strategii komunikacyjnej. Zewnętrznej oraz wewnętrznej. Organizując event, nieustannie komunikujemy coś. Sam fakt organizacji coś przekazuje. Podczas samego eventu ta komunikacja jest najsilniejsza. Poza głównymi calami eventu niemal zawsze marka jest silnym komunikatorem. Po evencie również mamy sygnały w postaci pozostawionych wrażeń. Jest to nieustanny i dość skomplikowany proces, którym wcześniej firmy nie zaprzątały sobie głowy.


Nie wystarczy skupiać się tylko na rzeczach, które dzieją się w danym momencie. Należy myśleć całościowo. Nie można postrzegać eventu, jako pojedynczej dobrej zabawy. Należy myśleć o evencie w kategorii narzędzia do komunikacji firmy z odbiorcami.
Odbiorcami nie są tylko nasi klienci. Często są to pracownicy firmy, prasa czy kontrahenci. Jak już wcześniej wspomniałam cały proces, jaki idzie za każdym eventem jest skomplikowany i nie odnosi się tylko i wyłącznie do zorganizowania samego eventu.
Jak długo zajmuje taki proces?
W zależności od firmy. Czasami mamy zaledwie jeden miesiąc a czasami 6 miesięcy. Praktycznie nigdy nie zdarza się abyśmy mieli więcej niż pół roku na zorganizowanie eventu. Zazwyczaj więc, czas jest dość ograniczony, a praca intensywna.

Od czego zaczyna się organizacja eventu?

Zawsze zaczynamy od kreatywnego konceptu. Pytamy, jaki jest cel, który klient chce osiągnąć poprzez ten event. Jak już wiemy, na czym zależy naszemu klientowi i jakie cele chce osiągnąć, wówczas pracujemy nad motywem najbardziej pasującym do tych celi. Aby jednak móc do tego przejść,  musimy najpierw zadać masę pytań.
3D 11Pytań na początku jest mnóstwo.

  • Jaki jest cel?
  • Po co klient organizuje ten event?
  • Co chce przekazać odbiorcom?

To są pytania, które zadajemy obok tych oczywistych, jak miejsce czy data.
15 lat temu firmy organizowały eventy dla samej zabawy ich organizowania. Chciały mieć fajny koncert, albo niezłą imprezę pracowniczą z dużą ilością alkoholu. Te czasy już dawno odeszły w niepamięć w tej branży. Obecnie organizowanie eventów jest dużo bardziej skomplikowane i zawsze niesie za sobą jakiś przekaz.

To jest niezwykle ciekawe. Normalni ludzie myślą o evencie jak kolejnej imprezie. Ty cały czas wspominasz o celach. Skąd to się bierze?

Nasza firma organizuje tylko firmowe eventy. Nie pracujemy w sektorze prywatnym.
W środowisku korporacyjnym są dwa rodzaje eventów.

  • Wewnętrzne

  • Zewnętrzne

Wewnętrzne są dla pracowników. Na takich eventach celem zazwyczaj jest motywacja. Firmy chcą motywować swoich pracowników, aby lepiej pracowali i lepiej się czuli w firmie. To jest szczególnie częste w działach sprzedaży, których pracownicy muszą być niemal nieustannie motywowani, aby utrzymać wyniki. Często również na takich eventach informuje się pracowników, co w ogóle firma w danym okresie robi i czym się zajmuje.

3D 65

 

3D 61W dużych firmach gdzie pracuje 10 000 osób, nie każdy do końca wie, czym firma się zajmuje. Różne działy pracują nad różnymi projektami, czasami ,z pozoru niepołączonymi ze sobą,
a wręcz wykluczającymi się nawzajem. Event w takich sytuacjach rozwiewa wątpliwości i informuje pracowników, po co przychodzą do pracy. Ten rodzaj komunikacji nazywamy strategiczną komunikacją.
A więc głównymi celami eventów wewnętrznych jest

  • Motywacja
  • Komunikacja strategiczna

Zewnętrzne eventy są zazwyczaj organizowane, aby zachować lojalność klientów. Firmy na takich eventach rozdają dużo prezentów czy organizują koncert dla najlepszych i najzamożniejszych klientów.

3D 73
Drugim celem jest zazwyczaj pokazanie nowego produktu prasie, kluczowym klientom, managerom sklepów etc.
A więc zawsze za eventem musi kryć się jakiś cel. Bez tego celu, event nie ma sensu.

3D 20
W zależności od celu oraz profilu gości, my opracowujemy koncept eventu. Jest to najbardziej kreatywny proces całego przedsięwzięcia. Jeśli budżet jest wystarczający, wówczas można puścić wodze fantazji. Jeśli event nie posiada kreatywnego konceptu, wówczas każdy ma poczucie, że czegoś mu brakuje.

 

Czy możesz nam powiedzieć krok po kroku jak zorganizować event? Taki event organization w pigułce.

Całość musi być gotowa przynajmniej 2 godziny przed rozpoczęciem eventu.

Pytaj

3D 10
Jak ktoś chce zorganizować evet, pierwsze, co robimy to pytamy się o wszystkie niezbędne szczegóły.
Budżet, goście – ilość oraz profil,
cel, data, rodzaj miejsca jakie ich interesuje etc.

Pierwsze, gromadzimy informacje o firmie oraz gościach.
Następnie, myślimy nad miejscem organizacji. Dobre miejsce eventu to podstawa.

 

Koncept

Kolejnym krokiem jest koncept oraz program.

3D 47

Budżet

 

3D 41Później opracowujemy budżet. Na budżet największy wpływ ma miejsce oraz koncept. Na ich podstawie jesteśmy wstanie opracować wstępnie koszty całego przedsięwzięcia.

Prezentacja

Z tym zazwyczaj udajemy się do klienta prezentując nasz pomysł. Często nie jesteśmy jedyną firmą na tym etapie.

3D 55
W tym miejscu wraz z klientem zastanawiamy się, w którą stronę idziemy. Czy nasz plan się mu podoba, czy chciałby coś zmienić,
a może chce całkowicie coś innego. To jest etap propozycji.

Organizowanie

Kiedy dojdziemy do momentu, w którym wszystko się podoba naszemu klientowi, to wówczas zaczyna się etap organizacji.
Na tym etapie mamy: odpowiedzi na wszystkie pytania, datę, miejsce, program, koncept oraz budżet.

3D 68

Mając to wszystko możemy zacząć organizować event. Zaczynamy od planu organizacyjnego. Plan organizacyjny to plan, w którym wszystkie czynności mamy szczegółowo rozpisane wraz z datami ich finalizacji. Znajdują się tam między innymi takie rzeczy jak data sporządzenia finalnego budżetu, finalizacja kontraktu, sprawy organizacyjne związane z dostawcami etc. Wszystko oczywiście z dokładną datą realizacji.

 

Dzień eventu

 

Następnie przychodzi dzień eventu. Na tą okazję mamy przygotowany „set-up plan”. W nim znajdują się szczegóły organizacyjne odnoszące się do montażu, tworzenia, układania, dekorowania etc.

Montaż

3D 17Sam montaż zajmuje od 6 godzin do 2 dni. Jest to bardzo ważny proces i wymaga niezwykłego skupienia oraz dobrej organizacji. Wszystko ma być zgodne z zamówieniem oraz kolejnością.

 

Całość musi być gotowa przynajmniej 2 godziny przed rozpoczęciem eventu.

Następnie sam event się zaczyna.

Event ma ułożony program, który po kolei jest realizowany. Jeśli wszystko idzie zgodnie z planem to świetnie. Jeśli nie to należy natychmiast reagować zgodnie z daną sytuacją, ale zazwyczaj większe problemy występują rzadko.

 

Po evencie następuje rozbiórka.

3D 02Ta trwa znacznie krócej niż budowa. Każdy chce iść do domu, więc wszystkie prace idą sprawnie i szybko.
Następnego dnia sprawdzamy czy wszystko było ok. Wysyłamy wiadomości do naszych dostawców z podziękowaniami za wspólną pracę. Zawsze kontaktujemy się z każdym, kto brał udział w evencie.
Na końcu spotykamy się z klientem, aby omówić całość. Czy jego cel został spełniony, czy jest zadowolony etc.
Ostatnim punktem jest administracje gdzie wysyłamy niezbędne papiery w tym fakturę, którą klient płaci, co jest najlepszą częścią całego przedsięwzięcia.

 

Ewidentnie bardzo dużo zależy od dostawców. Czy mogłabyś przybliżyć nam ich rolę?

Znalezienie dobrego i zaufanego dostawcy jest niezwykle trudne. Jestem niezwykle lojalna wedle moich dostawców. Czasami organizuje przetargi. Spotykam wówczas się z wieloma dostawcami analizując ich oferty. Jak już wybiorę dostawcę to zazwyczaj się go trzymam.

Dostawcy
Dostawcy są niezwykle ważni a nawet można powiedzieć kluczowi w organizacji eventów. Nie dość, że muszą być rzetelni to często również dyskretni. Jak planujemy wielki event dla znanej firmy z sektora dóbr luksusowych to firma organizująca zazwyczaj nie chce, aby konkurencja dowiedziała się o nim wcześniej niż powinna.
Jeśli chodzi o rzetelność to jest to sprawa dość oczywista. Jeśli dostawca mówi mi, że przywiezie dobrej, jakości scenę to oczekuję dobrej, jakości sceny. Jak się okaże, w, że dostawca nie przywiózł tego, czego oczekiwałam, to w sobotę wieczorem będzie mi ciężko zorganizować coś innego 2 godziny przed eventem.

 

Czy sprawdzacie swoich dostawców?

Zawsze. To jest główny powód, dla którego pracuje tymi samymi dostawcami. Wiem co mają w magazynach, wiem jaki sprzęt posiadają i jak pracują.
Czasami gdy robimy coś, co nigdy wcześnie nie było wykorzystane w żadnym evencie to budujemy to w ich magazynie. Po upewnieniu się, że wszystko działa firma ponownie buduje to w miejscu docelowym. Podnosi to koszty, ale przynajmniej jesteśmy pewni efektów.
Czy masz jakieś wskazówki dla ludzi poszukujących dostawców?
Polecam spotkać się z ludźmi osobiście. Nigdy nie zamawiać niczego przez internet lub telefon, przed osobistym spotkaniem się z osobą. Zaoszczędzi to wiele rozczarowań oraz ułatwia przyszłą współpracę.
LupaZalecam również ograniczone zaufanie do referencji. Często się zdarza, że referencje, jakie firma nam pokazuje są po prostu fałszywe. Polecam zadzwonienie do osób z listy referencji i dopytanie się o danego dostawcę. Czy faktycznie dla nich pracował i jakie są ich wrażenia oraz jak układała się współpraca.

 

Jakieś wskazówki dla początkujących?

Koncept oraz dostawcy są kluczowymi sprawami.
Jeśli posiadasz dobry pomysł i dobrych dostawców, którzy mogą ten pomysł zrealizować, wówczas twój sukces jest niemal gwarantowany.

3D 72
Ważne również jest, aby próbować nowych rzeczy. Każdy event musi być wyjątkowy. Osobiście bardzo lubię zorganizować coś unikalnego dla każdego eventu. Czyli coś, czego nie można zamówić w sklepie lub zobaczyć na każdej innej scenie.
Harmonia również jest niezwykle ważna. Czyli mając koncept całego eventu wszystko inne musi do niego pasować i układać się w jedną całość. Od menu po stroje hostess.

 

Jakieś wskazówki dla mniejszych organizatorów?

 

Im OK
Wiarygodność jest niezwykle ważna w naszej branży.
Najlepszą radą, jaką mogę dać to, aby zawsze dotrzymywali obietnic.
Czasami może okazać się, że coś, co obiecałeś jest bardziej kosztowne niż przewidywałeś. Aby zachować wiarygodność oraz reputację, często bardziej opłaca się dołożyć z własnej kieszeni do obietnicy, którą się dało. Jest to ważne niezależnie od wielkości. Jeśli jesteś jednak małą firmą to nowe zamówienia przychodzą często z polecenia.

Twoja reputacja to praktycznie wszystko, co masz na tym etapie.

About Paweł Babiak

Paweł Babiak

Barman, podróżnik, bloger.

Pracowałem w takich miejscach jak Londyn, Budapeszt, Singapur czy Kuala Lumpur, gdzie zdobyłem w 2010 mistrzostwo Malezji w mixologii.
Poprzez tego blog pragnę podzielić się z wami moimi doświadczeniami ze świata barmaństwa.

Sprawdź również

Eventy – Jak to się robi w Polsce i w Londynie

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *